Домашняя картотека для документов. Хранение документов дома: идеи. Сейфы для дома. Организация хранения документов дома. Варианты хранения документации

Создайте стандартную систему наименования документов. Каждый документ называйте одинаковым образом, включая предмет, дату и другую важную информацию. Например, на чеке должно быть указано название магазина, дата и купленный продукт.

Упорядочите свои папки и подпапки. Если для хранения данных вы используете папки вместо системы управления документами, вам понадобится разделить их по датам, предметам или проектам. Создайте новый подкласс папок, чтобы упорядочить те, в которых слишком много документов.

На протяжении жизни у каждого из нас накапливается огромное количество документов – личные документы, домашние документы, семейные документы. Большинство из них мы должны хранить и тщательно беречь, потому что время от времени они нужны для оформления новых бумаг в тех или иных инстанциях. Личные и семейные документы восстанавливать трудно, долго и сложно, поэтому каждая семья придумывает свою систему организации личных документов. Как организовать хранение документов дома?

КАКИЕ ДОМАШНИЕ ДОКУМЕНТЫ МЫ ДОЛЖНЫ ХРАНИТЬ?

Прежде всего, имеет смысл все документы достать и придумать для себя систему категорий, по которым можно все документы рассортировать.

Например:

• личные документы: паспорт, пенсионное свидетельство, ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты и иные удостоверения личности)
• семейные документы: свидетельство о браке, рождении.
• рабочие документы: трудовая книжка, резюме, трудовой договор.
• медицинские документы: полис ОМС, полис ДМС, пенсионное, справки.
• документы на недвижимость: документы на квартиру, акт купли-продажи, договор об аренде.

Вы можете выбрать вариант сортировки по членам семьи: мама, папа и ребенок или любой другой способ. Таким образом у вас сформируется несколько стопочек. Теперь документы уже внутри категорий можно отсортировать по степени их необходимости в быту или по срокам истечения их давности. Например , справка о несудимости, которую требуют на многих местах работы, действует только в течение года. Важно, чтобы на все основные документы у вас были копии, которые можно хранить в отдельной папке. Лучше даже, чтобы копии основных документов находились вне дома (например, у родителей). Наличие копий существенно облегчит восстановление документов, если что-нибудь случится с оригиналами.

Храните документы вдали от солнечного света и источников влаги, чтобы они не пострадали с течением времени

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ЛИЧНЫЕ И ДОМАШНИЕ ДОКУМЕНТЫ?

Могут выручить: папки, скоросшиватели, пластиковые или бумажные конверты и файлы, коробки и другие аксессуары. Но каждый из них неудобен по своему.

Мы предлагаем , чтобы хранить документы дома в порядке, избежать путаницы и лишних поисков.На создание такого органайзера нас как-раз и вдохновила путаница и неразбериха в домашних документах, бесконечные поиски, вопросы у домашних. Чтобы создать папку «Дела семейные», мы рассчитывали количество документов в семье из трех человек, затем долго проектировали и создали папку на молнии, где есть место для каждой официальной бумаги.

Ведь с каждым же бывает, что берешь документ в руки, понимаешь, что он должен быть под руками, потому что скоро понадобится и придумываешь для него надежное место, о котором обязательно вспомнишь. Проходит время, документ понадобился и начинаешь судорожно вспоминать какое же надежное место придумал, чтобы документ ждал своего часа.

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ ИЗ СЕБЯ ПАПКА ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОМАШНИХ ДОКУМЕНТОВ «ДЕЛА СЕМЕЙНЫЕ»?

• материал — натуральная или искусственная кожа на ваш выбор;
• разные цветовые варианты;
• размеры папки: 34 х 26 х 4 см;
• в комплект к папке входят плотные пластиковые файлы, сделанные на заказ специально для нас (18 вкладышей для документов разного формата);
• на каркасе папки с внутренней стороны сделаны специальные кармашки для документов небольшого формата, а также для карточек, визиток, sim-карт и usb-карты (на которой можно сохранить отсканированные документы).

КАКИЕ ДОСТОИНСТВА У ДОМАШНЕГО ОРГАНАЙЗЕРА «ДЕЛА СЕМЕЙНЫЕ»?

• удобный формат — в отличие от коробки, такая папка легко поместится в ящик стола или комода;
• закрывается на молнию;

• прочный каркас папки создает дополнительную защиту для домашнего архив;
• для каждого документа свой кармашек, поэтому нужный документ легко найти;
• в комплект входят прочные пластиковые вкладыши разного формата в соответствии с имеющимися основными документами. Вкладыши выполняются на заказ и в отличие от обычных файлов, их размер позволяет вмещать заламинированные документы;
• кроме вкладышей, с внутренней стороны папки сделаны специальные карманы разного формата для хранения наиболее важных документов;

С тем, какие документы, в течение какого срока нужно хранить. Оказалось, что многие квитанции, свидетельства и справки должны оставаться у нас довольно продолжительное время, поэтому возникает резонный вопрос, что бы такое приспособить под их хранение?

Вот пара идей решения этого вопроса:

1. Папка для бумаг. Конечно первое, что приходит на ум – это большая папка с кольцами и файлами. Чаще всего такие папки имеют формат А4, поэтому в них удобно хранить справки, свидетельства, договоры, документы на недвижимость. Лучше завести для каждой сферы деятельности отдельную папку. Обязательно подпишите её, в идеале на первом листе или на самой папке должен находиться список документов, которые там лежат, это очень облегчает поиск.
Что касается документов не стандартного размера, например, квитанции или чеки, их лучше наклеивать на лист формата А4 (приклеиваем только один уголок) и хранить также в прозрачных файлах и папках.

2. Папка-портфель . В канцелярском магазине можно приобрести специальный портфель с множеством разделов, это может быть альтернативой большим папкам. Единственный минус – нельзя листая просматривать документы, поэтому позаботьтесь о надписях и перечне документов, хранящихся там.

Специально для дам, можно поискать вариант по женственнее

3. Фотоальбом . Фотоальбом с магнитными листами прекрасное место хранения квитанций по оплате, их даже не придётся клеить на листы. А рядом есть место для надписей и ваших пометок.

4. Конверты . В простых конвертах можно хранить квитанции и чеки. На мой взгляд, такой способ хранения удобен для тех документов, которые вы отправляете «в архив», например квитанции об оплате ЖКХ, которым уже больше 3-х лет.

5. Коробки. В коробках можно хранить всё и документы в том числе, но это крайне неудобно, когда нужно найти нужную квитанцию или договор. Однако для домашнего архива документов, которые редко используются вполне подойдут.

6. Хорошей альтернативой коробке, может служить… та же коробка, но сделанная в виде картотеки, с разделителями .

Здорово, если такая коробка будет закрываться на ключ

7 Паспорта, документы об образовании и другие неформатные документы с твердыми обложками лучше хранить или в коробках (неизменной популярностью в этом случае пользуются коробки из под конфет), или приклеить к обратной стороне папки с документами картонный конверт (можно и простой конечно) и сложить их туда. Отлично если коробка будет огнеупорной и с замком.

8 Отдельно хочу акцентировать внимание на хранение амбулаторных карт . Многие считают, что лучше хранить карточку дома, однако это является нарушением законодательства. В соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 22.11.2004 г. № 255, медицинская карта амбулаторного больного хранится в регистратуре. Поскольку карта является юридическим документом, она не должна выдаваться на руки пациенту. Хранение медкарт на руках у пациента противоречит п. 6 ст. 30, чч. 3, 4 и 5 ст. 31, ч. 1 ст. 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан (ОЗ РФ).

Правила хранения документов:

1. Документы должны храниться в недоступном для детей месте! (хорошо, если ваши документы лежат в шкафу, который закрывается на ключ)

3. У вас должна быть папка с ксерокопиями важных документов, которую нужно хранить вне дома (у родителей, в банковской ячейке), это поможет быстрее восстановить документы, если с оригиналами что-то случиться (пожар, наводнение, кража итд.)

4. Не смотря на то, что амбулаторные карты должны храниться в поликлинике, справку о группе крови, наличии аллергии на какие-то лекарственные препараты, хронические заболевания (диабет) нужно всегда иметь при себе.

5. Обязательно делайте ксерокопию чеков на крупные покупки, так как со временем чеки «выцветают» и у вас может остаться просто пустой обрывок кассовой ленты.

Выбрав какую – то систему хранения документов, важно постоянно придерживаться её , то есть помещать все документы обратно на свои места, новые документы вкладывать сразу в нужную папку. Это облегчит вам наведение порядка и поиски нужного чека или квитанции займут считанные минуты.

Вам будет также интересно:

Хотите получать новости проекта "Домашние дела на лету" на свой электронный ящик? Оформите подписку, заполнив форму ниже и получите в подарок аудиокурс "5 секретов счастливой домохозяйки"

Эффективная уборка включает всего два важнейших действия:

избавиться от ненужного и определить, где хранить нужное.

Мари Кондо

Сразу определимся, кому адресована статья. Она в первую очередь для тех, у кого скопилось много разных бумаг, квитанций, брошюр и прочего подобного добра. Музыканты, поэты, журналисты и дизайнеры всех мастей, читайте и не ропщите, глядя на горы разных бумаг. Кто ещё задает себе вопросы: как хранить документы ? где хранить документы?. Предлагаю разобраться с ними (горами) раз и навсегда. Статья про то, как привести в порядок, как где хранить документы и вообще в целом про систематизацию чего бы то ни было.

Часть 1

Если кто не в курсе, то ничего в этой жизни не происходит просто так. Даже если это случайная неожиданность. Одно, казалось бы, затрапезное обстоятельство, такой мелкий эпизод, бывает, влечет за собой цепь судьбоносных событий. Так случилось и у меня. Итак.

Я потеряла диплом о своем высшем образовании. Вот не помню, когда, где и при каких обстоятельствах видела его в последний раз. Много лет, нигде им не хвастаюсь, работаю на одном месте, никуда не избираюсь. Выписка из него есть, ксерокопии есть, копия заверенная нотариусом есть. Диплома нет. Месяц назад я специально пересмотрела все свои бумаги – не нашла. Зато навела порядок (как мне тогда казалось). На днях, когда до меня дошло, что утратила я его безвозвратно, очень расстроилась. Тревожно, как будто что-то очень важное забыла сделать. И неспроста, как оказалось. Дальше понеслась цепь событий, которые и стали причиной написания этого опуса.

Отступление № 1. Нелогичное.

Поскольку я увлекаюсь копирайтингом и иногда посещаю фрилансерские биржи, где я и увидела статью, под названием «Рекомендации по хранению документов». В голове что-то торкнуло. Вот, думаю, как раз то, что мне надо. Так как я информационно поддерживаю этот замечательный сайт для молодых (и не очень) домохозяек, я решила, что статья о том, как правильно хранить документы, будет здесь отнюдь не будет лишней.

Анонс статьи был стандартный: она обещала быть познавательной и интересной, интриговала наличием грамотного и разбитого на логические абзацы текста. Я как подогретый обстоятельствами покупатель, купилась. Статья стоила недорого. Для тех кто не в курсе, полный текс статьи возможно прочесть только после ее оплаты, что я и сделала через минуту.

Сам текст меня поначалу удивил. Откровенная безграмотность соседствовала с полным бредом. Честно сказать, я не тот человек, что живет в плену иллюзий, о людях я знаю много и работа в сфере подбора персонала избавили меня от розовых очков. Но даже я не знала, что в этом месте люди способны «впаривать» такое. В принципе, можно было бы разместить здесь весь текст, поверьте, он того стоит. Но, не буду злоупотреблять и порадую лишь несколькими фразами. «Нередко, пытаясь отыскать документ, людям приходится долго искать нужные бумаги». Не поспоришь, когда пытаешься отыскать, приходится искать. «Будут необходимы и небольшие папки в форме конвертов и несколько дыроколов». Крутяк. Если было бы просто «дыроколы», решила, что просто опечатка, но несколько! «Далее, еще легче – достаточно взять дыроколы и проколоть конверты». «Помимо этого, благодаря форме конвертов, можно легко вытащить необходимые бумаги. Вытаскивать палку с кольца будет не надо». Без комментариев. И в завершении: «Неплохой вариант – хранить документы у родственников». Совет сомнительный, не знаю, много ли найдется тех, кто готов им воспользоваться.

Вот такую веселую статейку я купила за копейки, но радости получила долларов на двадцать, не меньше.

Отступление №2. Логичное.

Так вот, поскольку размещать статью в таком виде было бы верхом неуважения к вам, дорогие читатели, я решила сама разобраться в теме и написать статью. Не откладывая дело в долгий ящик, в тот же день я открыла поисковик Google и набрала фразу «Как хранить документы». На меня хлынуло изобилие всяких советов, видео и фото. Потратив на обзор около двух часов, хочу вам сказать следующее: интернет – это страшная вещь, все друг у друга воруют не только темы и фото, практически везде сплошной дешевый рерайт. И это ужасно. Кстати, текст, который я купила, правда в более адекватном варианте, я встретила ещё на трех сайтах. Не знаю, кто у кого слямзил.

Более или менее интересные сайты и блоги на эту тему начались намного дальше от первых рядов в Google. Знайте это (!). Некоторые мне даже понравились. Например, этот http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Сразу видно, что занимается им светлый, честный и творческий человек. Зовут Маша. Но, большинство статей на тему хранения бумаг, как мне показалось, имеют в основном мотивационных характер. Но и это тоже хорошо.

Отступление №3. Личное.

Если рядом будут находиться два магазина, один с модной, красивой одеждой и с большими скидками, а другой канцелярский – я сначала зайду во второй. Потому, что я обожаю канцелярские магазин ы. Бумажная душа. Это я к тому, чтобы было понятно, откуда у меня столько канцтоваров дома. Но, несмотря на это, мои бумаги, и в том числе документы, хоть и лежали всегда в одном месте и вроде бы даже рассортированы, но найти быстро то, что надо, иногда было непросто. Судьба решила дать мне урок и вот спустя всего за два дня я сделала то, что надо было сделать давно.

Кроме этого, иногда я пишу статьи в местные газеты, поэтому в городской типографии давно свой человек, оттуда у меня куча нарезанных небольших размеров самоклеек (они там в мусоре лежат пачками), которые я использую повсеместно. Как люди живут без них, не знаю.

Исходя из всего вышесказанного, я и решила написать этот достаточно монументальный труд. Это не просто обзор. Здесь я постаралась не только все обобщить, но и внести многое из своего личного опыта, ну и усугубила эмоциональными вставками. Надеюсь, статья найдёт отклик у тех, кто «не видит света белого» из-за обилия бумаг, не знает с чего начать и куда бежать, а также тех, кто хочет найти какой-нибудь документ или просто бумажку с ценной информацией в недрах своих письменных столов, шкафов и коробок. Конечно, за все ниженаписанное авторские не полагаются, но, поверьте, такого вы нигде не найдете. Итак, вперед.

Основные этапы на пути к порядку

Вы никогда не приведете свой дом в порядок,

если будете убирать вполсилы.

Мари Кондо

Оцените масштабы бедствия

Поначалу надо найти поверхность, куда бы поместились все бумаги. Однозначно, понадобится стол, а может и не один или табуретки, диван тоже подойдет, а может лучше на полу разместиться. И еще прикиньте, сколько времени может занять работа по разбору. Если поймете, что за один раз не осилите разбор, лучше перенесите мероприятие. И самое главное условие, чтобы никто не мешал.

Бумаги всех мастей – в кучу !

Выложите на подготовленный плацдарм сразу все, что запланировали. Например, если с фотографиями или с рецептами итак все в порядке, пусть себе дальше лежат, не трогайте их. Зачем делать лишнюю работу!

Отступление № 3 Эмоциональное .

Ой, девки, повезло, вам. Ну никто не напишет об этом лучше меня. Почему? Умные, не станут тратить свое время на описание того, как они хранят бумаги (подумаешь, ноу-хау), а у остальных, просто нет столько бумаг, чтобы они могли предложить что-то дельное. Короче, читайте дальше.

Скажу честно, если бы я не прочла неделей раньше и не посмотрела (а название-то какое!), я бы не затеяла столь масштабное мероприятие. И уж точно, не было бы оснований для этой статьи. Подход к делу, принципы и способы, которые предлагала Мари в своем бестселлере нашли живой отклик в моей душе. Хотя признаюсь, я никогда не была зациклена на уборке, и сейчас не понимаю перфекционистов разного калибра, которые тратят молодую энергию на столь скучные дела. Но, порядок уважаю и люблю.

Так вот, Мари пишет: «Убор­ка – это осо­бен­ное со­бытие, ко­торое про­ис­хо­дит раз в жиз­ни». Странное и не менее спорное утверждение. У японцев, видимо, все немного по-другому. Если в доме живет больше двух человек, то есть вероятность, что не все будут придерживаться строгих правил. Но стремиться к этому необходимо. Один раз и навсегда все разложил по местам, а потом останется только все класть на свои места.

Трудно поверить, но эта уборка стала для меня настоящим праздником и уж точно, так я ещё никогда не наводила порядок. Могу сравнить свое душевное состояние с подготовкой к Пасхе или к Новому году 31 декабря. Во всех случаях радостное ощущение будущего праздника переполняет душу и ты не чувствуя усталости творишь. Да, я не сказала, что все это происходило на фоне бессмертных творений группы Scorpions. «Love, love will keep us alive» — утверждает уже много лет Клаус Майне, что в переводе значит «любовь, любовь сохранит нам жизнь». Перефразируем: порядок, и только порядок сохранит нам жизнь.

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей:wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

• Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
• Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
• Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
• Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
• Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей:good: .